Firma invitada: Secretariado y protocolo nos habla de delegar.

APRENDER A DELEGAR

Qué difícil es delegar, ¿verdad?

Desde que nació Secretariado y protocolo hace ya 6 años, no he parado de decirle a mis clientes que debían delegar, que debían confiar (evidentemente en mí, en Secretariado&protocolo) y dedicarse a otras funciones dentro de la empresa que requieren de su buen hacer.

Pero si hay algo que he aprendido en todos estos años, es que para llegar al paso de querer delegar y al siguiente de saber delegar, hay un duro aprendizaje. Cuando un emprendedor/profesional libre/micropyme decide contratar a una secretaria externa para que organice sus asuntos secretariales/administrativos, o cualquier otro tipo de tarea externalizable, debe haber pasado ya previamente por un proceso de optimización del tiempo y de aprendizaje para delegar en los profesionales adecuados.

¿Qué significa realmente delegar? Según la definición del Diccionario de la Lengua Española, delegar es “dar a una persona la facultad o poder para que la represente y ejerza en su nombre”. Efectivamente nuestros clientes deberían “delegar”  todas aquellas tareas que pueden hacer otros además de ellos mismos. Porque en definitiva:

– Las tareas que no son necesarias=ELIMINÉMOSLAS

– Las tareas que pueden hacer otros = DELEGUÉMOSLAS

– Las tareas que no se puedan delegar = HAGÁMOSLAS NOSOTROS MISMOS

Con estas tres premisas llegamos al punto en que decidimos “delegar” en otras personas. En ese momento debemos buscar en primer lugar el profesional externo con las mismas cualidades que buscaríamos en un profesional contratado en nuestra empresa, estudiar su cv y analizar la experiencia que tiene al frente de los servicios que vamos a contratarle.

A partir de aquí se establece el periodo de “confianza”, ese tiempo necesario para que el colaborador externo conozca nuestro entorno y a nosotros mismos, y demos el paso de delegar. Ese momento en el que hagamos “el traspaso de poderes” y dejemos de hacer nosotros las tareas que hemos decidido previamente delegar.

Esta es la filosofia que intentamos trasmitir desde Secretariado y protocolo a nuestros clientes, delegar y confiar, formar un equipo y rodearse de las personas adecuadas aunque sean externas a la empresa.

Los emprendedores, profesionales independientes, asociaciones, pymes y micropymes, a todos ellos les proponemos organizar sus tareas diarias y estudiar cuales de ellas pueden delegar, con naturalidad y con la confianza plena en nosotros.

Pretendemos ser una ayuda para liberar a nuestros clientes de horas de trabajo en tareas administrativas poco gratificantes pero necesarias y  utilizar dichas horas en tareas mas productivas para su negocio, búsqueda de clientes, fidelización de los actuales, campañas o mejoras de proceso.

A pesar de todo cuesta mucho, yo misma lo he vivido, porque nunca creemos que los demás serán capaces de hacer nuestras cosas con la misma dedicación y profesionalidad con que lo hacemos nosotros mismos. Pero también afirmo que se puede conseguir, lleva un tiempo de adaptación y sobre todo de búsqueda de la persona idónea, del profesional implicado y competente, pero existen y están ahí para ayudar, colaborar y participar de nuestra empresa.

Julia Alonso

Directora de Secretariado&protocolo

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