Welcome on board! Cómo realizar un buen manual de acogida.

Estos días estoy inmersa en la creación de un manual de acogida junto con un manual de formación inicial para franquiciados. Normalmente mis clientes me envían sus manuales, algunos de ellos escaneados, para darles un giro y “modernizarlos”, por ello he creído conveniente escribir este post sobre algunas claves para escribir tu manual de acogida, sin olvidar, que todo ha de estar enmarcado dentro de un plan de acogida.

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Ante todo personal. Es un documento por y para las personas que conforman tu organización, por lo tanto, la personalización y la imagen y valores de marca han de estar muy presente, han de identificarse con nuestra política de empresa, evita manuales fríos, o corta y pega sacados de internet. Si estamos hablando de engagement y  de branding debemos empezar porque la primera impresión que se lleven nuestros nuevos empleados sea la correcta.

Brainstorming. Sería conveniente que el dpto. de RRHH, otro departamento, o la empresa o profesional encargado de realizar el manual le preguntara a los empleados:

  • Qué te gustaría que te hubiesen explicado tu primer día
  • Qué información te gustaría que hubiese incluido el manual
  • Qué información crees que no aporta y no has usado nunca
  • Te gustaría incluir otros medios complementarios al manual (vídeos, apps, herramientas…)
  • Para qué debe servir el manual de acogida

Be simple.  Una vez que hemos obtenido toda la información, antes de empezar a organizarla debemos tener en cuenta algunas cuestiones, la mayor parte de los manuales de acogida suelen ser, con permiso de la audiencia, un “tocho infumable” en la que se explican de manera enrevesada, demasiado técnica y fría, quiénes somos, qué hacemos, qué esperamos de ti… La máxima de lo bueno si breve, dos veces bueno, aquí es casi obligatoria, se trata de un manual de consulta, de la primera documentación que reciben nuestros empleados. Evita la jerga jurídica o demasiado técnica, se trata de que te lean, no de que salgan despavoridos/as al pasar de la segunda página.

Evita lo innecesario. Si va a incluir normas legales o documentación procedimental bastante extensa, pero de uso infrecuente, es más fácil incluir enlaces a documentación o anexos.

No utilices frases impersonales. Habla de nosotros, en lugar del equipo, implica en su redacción a la persona que va a leerlo, se trata de que se sienta parte de la organización.

Esquemas, dibujos e imágenes. Todo lo que sirva para reforzar ideas o procesos más complejos, emplea otro tipo de sentidos y percepciones para que el manual sea un documento vivo y no un “muerto”. Incluso contempla la idea de otros soportes para el manual: portal del empleado, gamificación, realidad virtual…

No olvides incluir normas de comportamiento en la red y uso de redes sociales. En esta explosión tan voraz del mundo 2.0, donde  la imagen de la marca o empresa viene dada por el comportamiento y marca de sus propios empleados se hace necesario establecer unos acuerdos, limites y procedimientos de comunicación comunes a todos los empleados.

Revisión continua. Una vez realizado el manual, al menos, habrá de revisarse una vez al año, incluyendo nuevos procesos, líneas de negocios, cambios estructurales, nuevos códigos; en definitiva, el manual es un documento en continua evolución, así como lo son las empresas que se adaptan y crecen con el tiempo.

Comprueba que el manual es recibido y leído por todos. Incluye un apartado de mejorar, sugerencias, apartados no entendidos  y fallos detectados que puedan ayudarte a mejorar el manual, así como a cerciorarte de que los empleado se comprometen y leen el mismo.

Ejemplo de apartados de un manual 

  1. Quiénes somos
    1. Historia, misión, valores y cultura
    2. Estructura organizativa
  2. Por qué queremos que formes parte de nuestra empresa
  3. Qué queremos con este manual
    1. Tu primer día
    2. Tu puesto
    3. Qué puedes hacer con nosotros(planes de carrera, beneficios, igualdad, conciliación …)
    4.  Cómo lo hacemos aquí (dress code, redes sociales, privacidad, asistencia médica, …)
  4. Nos ayudas a mejorar nuestro manual.

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