La planificación de RR. HH. en un PYME suele ser la gran olvidada hasta que nos planteamos o sufrimos un crecimiento no planificado que afecta de forma directa a la personas que componen nuestra organización. Entonces, aparecen los «madresmías» y las prisas por armar o construir una estrategia eficiente de gestión de personas que nos permita seguir creciendo y consolidando nuestro negocio y objetivos estratégicos. Es decir,necesitamos alinear elel área de personas con los requerimiento y necesidades de negocio. Por tanto, hay que hacer que «los planes salgan bien» (como diría Hannibal del Equipo A).
Qué pasos constituyen la planificación estratégica de RR. HH.
Fase de identificación.
Aquí podríamos plantearnos estas preguntas que van directas a los «dolores» de la organización.¿Por qué surge la necesidad de tener un área de personas? ¿Cuáles son los objetivos de la empresa que requieren su implantación?. Dos son las informaciones que tenemos que obtener en esta fase:
Situación actual vs situación deseada.
Quiénes somos y hacia dónde queremos ir. Aquí podrían incluirse varios matices, desde la planificación a corto (a un año que incluye medidas más ejecutivas y de planificación de plantilla, muy ligada a urgencia a un crecimiento sobrevenido), medio (a dos cinco años, mejora de procesos y objetivos con las personas de la organización) y largo plazo (cambios culturales,procesos de cambio de producto o servicio…)
Objetivos.
Saber cuáles de los objetivos descritos anteriormente quiere poner en marcha. Establecer objetivos medibles que nos permitan proponer mejoras y correcciones.
Fase de análisis.
Tras plantear el/los objetivo/s entramos de lleno en la fase de análisis que tienes dos líneas muy marcadas.
Análisis de la estrategia y el entorno.
- Productos y servicios. Qué hace la compañía, cuáles de estos productos y/o servicios pueden ser sustituidos.
- Sector. Pertenencia, posición en el mismo, perspectivas de futuro y riesgos.
- Tipología de clientes. Clasificación e identificación de cuentas clave.
- Competidores y competencia. Posicionamiento frente a ellos y futuros competidores.
- Proveedores. Proveedores de servicios, materias, productos con los que se relaciona.
Análisis interno de la compañía.
- Estructura de la organización. Saber cuál es su organigrama o en detrimento sus flujos de trabajo.
- Comités u órganos de toma de decisiones. Quién o quiénes son las personas encargadas de la toma de decisiones.
- Sistemas y tecnología empleada. Qué herramientas o procedimientos utilizan en sus flujos de trabajo.
- Cultura. Qué creencias y valores existen, más allá de los definidos previamente, indagar en la «cultura encubierta».
- Procesos. Cómo se relacionan las personas entre sí en la compañía, muy alineado con el punto anterior.
Fase de formulación o diseño de la estrategia.
En esta fase, tras el análisis debemos definir y crear todas las políticas y procesos en el área de personas. Antes del mismo debemos valorar si alguna de la mismas sería rentable externalizar o buscar ayuda de consultores o empresas especializada.
Elaboración de políticas de RR. HH.
- Definición misión, visión y valores. Quiénes somos, hacia dónde vamos y cómo hacemos nuestro trabajo.
- Elaboración de organigrama. Este proceso en muchos casos se elabora antes del catálogo de puestos, pero posiblemente, sea el catálogo de puesto el primer paso para detectar los flujos reales de trabajo. No obstante, podemos partir de un organigrama establecido desde la dirección para enfocar los nuevos objetivos establecidos.
- Creación del catálogo de puestos. Realizar un análisis de puestos (existentes y a cubrir) para generar todas las descripciones de puesto
- Redacción y creación de políticas de RR. HH. que enumeramos aquí
- Incorporación y onboarding.
- Atracción de talento.
- Evaluación del desempeño.
- Plan de formación
- Planes de carrera y/o sucesión.
- Planes de igualdad.
- Sistemas de retribución.
- Bienestar.
- Offboading o salida.
- Código ético
- Gestión de datos e imagen.
- Elaboración de CMI o Indicadores de cada uno de los procesos de RR. HH. Será fundamental par la última fase del proceso de planificación.
Fase de implementación o puesta en marcha de la estrategia.
Creación calendario de ejecución de procesos y política.
Fundamental para determinar tiempos, procesos, responsables y/o modificaciones.
Comunicación interna.
Establecimiento de un plan de comunicación interna de cada una de las fases del plan de RR. HH. Esta tarea va de la mano con la estrategia de comunicación corporativa liderada por el área de MK o Comercial, según el caso.
Ejecución de políticas.
Poner en marcha cada una de las políticas definidas en la fase previa en base al calendario definido, salir del papel y llevar a cabo todas las acciones que hemos definido previamente. Es en este caso, cuando pasaremos de la teoría a la práctica y experimentaremos (en carne propia) si nuestras expectativas y objetivos plasmados en las políticas estaban o no cercanos a la realidad.
Fase de análisis, evaluación y mejora.
Revisión de indicadores o KPIS.
Revisión mediante el CMI (cuadro de mando integral, puedes crearlo tú o bien, implementar cualquier software que te ayude a medirlo) creado de los indicadores, que puede ser múltiples, desde la rotación, el tiempo de permanencia en la compañía, nuestro valor como marca empleadora, satisfacción, clima… Será fundamental para estimar costes y beneficios de la función (tan denostada a veces por no aterrizar con datos su papel estratégico).
También nos servirá para cotejar los tiempos de implantación y ejecución del plan.
Redefinición de procesos y políticas.
Las desviaciones que puedan percibirse en la evaluación. o bien, porque se produzcan nuevos cambios en la compañías, desde adquisiciones, nuevos productos, servicios y/o mercados, o bien, por esa falta de «realismo», nos llevará a la adaptación y redefinición de las misma. Se hace necesaria agilidad y adaptación para dar respuestas adecuadas.
Introducción de nuevas políticas y procesos.
Debido a la vertiginosa velocidad de cambio en los entornos empresariales es necesario incorporar nuevos requerimientos o tendencias, como los planes de igualdad, políticas de teletrabajo, desconexión digital, diversidad…
Y tras esto volveremos al punto de partida.
Es posible que después de leer este post, te abrume, pero lo importante no es implementar todo si no adaptarlo a las necesidades de tu organización, a paliar tus puntos de dolor y conseguir los objetivos planteados.
¿Aún piensas que tu PYME no necesita RR. HH.?
