Reuniones, qué lugares…

Ayer tuve reunión de vecinos, convocada hace unos diez días. Tuve el dudoso honor de «vivir en mis propias carnes» lo que explico en los cursos de gestión eficaz de reuniones.

Empecemos diseccionando el acto:

La convocatoria

La reunión estaba convocada para las 8 y las 8:30 de la tarde-noche, como lo leen, dos convocatorias de reunión, una no sabe si se hizo para dar un bonito margen de cortesía, o que se quería empezar a las 8:30  y por eso se convocó a las 8. Ni que decir tiene que una servidora estaba a las 8 en la puerta del lugar de reunión y allí no estaba ni el apuntador… En resumen, que comenzamos a las 8:50, esto es a lo que le llamo yo puntualidad inglesa.

Creo, como explico muchas veces, que las reuniones deberían empezar a la hora programada y no esperar, se supone que el tiempo no está para perderse y mucho menos menospreciar a los ya presentes. Esto contribuye a crear un buen clima que…

El inicio

Como era mi primera reunión no conocía a más de un par de personas, no sabía quien era el moderador, hasta que lo supusimos por aquello de que comenzó a hablar el primero. El moderador debería haberse presentado. Sigo, nada se dijo de la duración de la reunión (porque seguro que si nos dicen cuanto iba a durar, hubiera habido estampida general); nada se dijo en la convocatoria de que era necesario llevar la documentación que nos habían enviado vía mail, correo y buzoneo indiscriminado, tampoco se dijo que teníamos que ir firmando para confirmar nuestros votos.

Hubiera estado bien que el moderador se presentase, que en la convocatoria incidiesen en la necesidad de llevar la documentación adjunta y que se hubiera establecido desde el principio las reglas que marcarían el desarrollo de la reunión: duración, tiempo para debatir, tipos de votaciones parciales o totales… Hubiera ayudado mucho.

El desarrollo

Teníamos que debatir 11 puntos, en los que moderador, saltaba el orden a su antojo, ni que decir tiene que si encima no tenías la documentación necesaria, era imposible seguir el orden de la reunión.

El lenguaje y el ambiente parecía más un juzgado (de guardia) que una reunión vecinal, había tres abogados en la sala y todo el mundo, por lo que se ve debía conocer los entresijos de las leyes que rigen la convivencia vecinal. Lo de crear un clima propicio para el debate debió ser en otro capítulo, las faltas de respeto, no mantener los turnos y un lenguaje no verbal que reflejaba el hastío de los allí presentes debe ser marca habitual.

Los turnos se daban y cortaban según el antojo del moderador y las rabietas de algunos de los miembros presentes, asistentes tipo y de manual de reuniones que boicoteaban y cortaban el ritmo habitual.

Siempre hay alguien que llega tarde y se dispone a saludar a todos los asistentes, en un afán de notoriedad inusitada…

En resumen hora y media después del inicio tardío de la reunión sólo habíamos debatido 2 puntos. Ante la necesidad de ingesta de alimentos, ante lo desquiciado de la reunión algunos decidimos no perder el tiempo.

Esto me lleva a definir y priorizar unas cuantas cuestiones:

• Las reuniones deben ser claras y con un objetivo.
• Los asistentes deben saber que tipo de documentación llevar o leer.
• La puntualidad debe ser marca fundamental.
• El moderador  debe gestionar y controlar los tiempos de debate y propuestas, no se debe dejar al libre albedrío.
• Las faltas de respeto y comportamiento no se deben tolerar.

En definitiva no se puede convocar una reunión sin saber el objetivo principal, puntos a debatir, tiempos de reunión, planes de acción y evaluación de la consecución de los mismos.

Mucho me temo que lo que aquí cuento pasa también a nivel empresarial, como te muestro en esta infografía para mejorar reuniones. Espero sobrevivir a la próxima.