¿Cómo desarrollar un proceso de Offboarding?
A veces el cerebro hace combinaciones extrañas, en este caso, tras retomar la escritura de este blog, que cada vez se alarga más por aquello de la vagancia (porque procastinar me suena penoso), buscando temas para escribir ha surgido el proceso de offboarding, vamos, en castellano el proceso de salida de un/a empleada de una empresa, y mientras escribo no deja de sonar en mi mente la canción de los Everly Brothers, «Bye bye love», por qué será… (las conexiones neuronales toman caminos inescrutables).
Lo del proceso de acogida de un/a emplead@ lo tenemos (se oye una risa al fondo, sí, sigo sin tomar la medicación) más que asumido, desarrollado, empaquetado y puesto en bonito. Pero, ¿qué pasa cuando se va alguien?. Aquí surgen comentarios de todo tipo, total si ya se va, lo mejor es darle su carta y fuera, como va a ser la última vez que nos veamos…
Pues craso error. Los procesos de gestión del «talento» (nótese que la ironía corre sin cesar) no culminan con la acogida, desarrollo y formación, sino que la salida de una persona de la organización es otro de los procesos que debemos cuidar, no sólo cuando deciden marcharse, sino también cuando decidimos que se vayan. Aquí no prima el efecto primacía, sino que se produce el efecto ultimidad y lo que ello puede percibir y describir la persona que sale a su entorno. Es aquí si decidimos, desperdiciar todo lo hecho o abogar por «inversión» que ya hemos hecho y redunda en nuestra «marca empleadora», asó como en el posible retorno de estas personas.
Pero me voy a poner académica o voy a hacer una definición de offboarding, que tanto gusta por estos lares:
«El Offboarding o proceso de salida está conformado por una serie de acciones que tienen como objetivo final que l@s emplead@s terminen su relación laboral de la forma más satisfactoria».
Veamos un listado de acciones a tener en cuenta:
1. Comunicar el cambio.
Tan pronto como sea posible. Por qué, porque cuánto más tiempo dejamos pasar, la rumorología más campa a sus anchas, y con la rapidez evitamos confundir marchas voluntarias con despidos (que nos gusta mucho un cotilleo).
Por tanto habrá que comunicarlo, si no lo ha hecho ya el empleado, a sus superiores directos para que lo hagan llegar a sus equipos.
Cuando el equipo conozca la marcha, debemos comunicarlo a la organización al completo, así como lo realizamos, cuando se incorporan. Un e-mail puede ser la mejor opción, siempre deseando lo mejor y evitando la información superflua.
2. Crea una lista de comprobación para el Offboarding.
Normalmente cuando se comunica una salida, suele haber cierto desconcierto, por ello, podemos hacer una lista de cuestiones para comprobar:
- Proyectos o tareas que queden pendientes
- Carta de renuncia entregada a RR.HH.
- Concertación de entrevista de salida
- Documentación necesaria para la misma
- Designar a un sucesor/a transitorio tras su marcha
- Materiales y equipos entregados
3. Entrevista de salida y referencias
Varias premisas a las entrevistas de salida:
- Realizarlas con tiempo, dejando que la persona exprese todo lo que desee y sin tamizar su información.
- Codificar esa información en pos de mejorar procesos y procedimientos tanto de gestión de equipos, como de procesos. Entrevistar al empleado sin que ello lleve a acciones concretas es un error.
- Garantizar la confidencialidad de sus respuestas, así como, de brindar la oportunidad de hacer una carta de referencias.Aquí tienes algunos consejos para preparar la entrevista.
4. Que la despedida sea agradable.
A pesar, de que en muchas ocasiones, aún saliendo de forma correcta, no deja de ser una situación tensa y triste, debemos probar fórmulas que dejen con buen sabor de boca, tanto a la persona que se va como a las que se quedan, nada peor que salir por la puerta de atrás, no dice mucho sobre nuestra empresa.
Algunos ejemplos pueden ser:
- Una comida con el equipo
- Algún pequeño detalle
- Una tarjeta deseando lo mejor
5. No a la desvinculación total.
En muchos casos, a pesar de la marcha de una empresa, siempre se sigue vinculado a ella, no directamente pero sí a través del contacto con antiguos compañer@s, es lo más normal y lo más sano.
Una posible idea, es crear una base para poder enviarles ofertas o vacantes futuras, nuevos servicios creados, nuevos proyectos, en definitiva que sigan conociendo el desarrollo de la compañía y que sientan que formaron parte de ese proyecto y contribuyeron a su desarrollo. Podemos usar LinkedIn y su página de empresa también para este fin.
Sin embargo, a riesgo de ser agorera, no podremos hacer este parte del proceso si no hemos trabajado bien las anteriores. Es decir, si no hemos cuidado la relación de las personas durante toda la estancia en la empresa, de nada va a servir este tipo de acciones.
6. Comprobación final de todo el proceso de Offboarding.
Normalmente viene de la mano de varios departamentos RR.HH., Sistemas e incluso Financiero:
- Accesos al software y herramientas
- Redirección de cuenta de e-mail y/o cancelación
- Nóminas y liquidaciones
- Pagos pendientes u operaciones impagadas
- Actualización del organigrama
- Actualización de la bases de datos de clientes en la que era el enlace
- Apertura de nueva vacante
En resumen, al igual que desarrollamos proceso de onboarding en las organizaciones, debemos cuidar los procesos de salida, en pos de mejorar las relaciones con el «talento» y mejorar nuestros valores como compañía, no sólo por la mejora de procesos y procedimientos, sin por la mejora de los valores éticos y culturales de la misma.
¿Cómo realizáis los procesos de offboarding en tu empresa?
¿Me lo cuentas?
