¿Qué contenido puede tener nuestro manual de acogida? Es la pregunta inicial cuando trabajamos con clientes a la hora de definirlo. En este artículo, he intentado ser lo más exhaustiva posible, pero no sin antes decirte, que el manual de bienvenida o acogida es un documento (también puede ser interactivo o digital) flexible y actualizado, no una biblia inamovible. 

Vamos a ver qué contenido podemos encontrar en el manual de acogida:

Introducción.

¿Por qué es necesario este manual de acogida?.

• Bienvenida a las nuevas incorporaciones. A veces suele ser la Dir. General quién utiliza este espacio para presentarse a sus empleados en forma de carta, debería ser cercana, motivadora y retadora.
• Índice de contenidos. Qué me voy a encontrar en el manual.

Historia de la compañía.

¿Quiénes somos y hacia dónde vamos?.

• Historia de nuestra compañía. De dónde venimos y hechos más relevantes, se trata de generar compromiso e identificación.
• Misión. Quiénes somos y por qué hacemos lo que hacemos. Sin esto muchas de las políticas y la estrategia organizacional no tiene sentido.
• Visión. Hacia dónde vamos, cuál es nuestro futuro, implicar en el futuro desarrollo de la compañía a las nuevas incorporaciones.
• Valores. ¿Qué nos guía, qué valores comparte el personal de la organización?.

Estructura de la organización.

¿Cómo es el organigrama y dónde se enclava mi puesto?.

• Organigrama general de la organización y organigramas por departamentos, puedes ver más aquí
• Organigrama del equipo al que se incorpora y posición en el mismo.
• Listado de puestos en la organización. No sería la primera vez que alguien se sorprende porque no sabía que en su empresa tenía o se hacía…
• Funciones y tareas de mi puesto. Podemos incluir la DPT. Si nuestro manual es físico, será más complejo pero lo preferibles es que sea en formato digital, no olvidemos que el manual de acogida o bienvenida es un documento vivo
• Productos o servicios que producimos. Importante, conocer el negocio, tener una visión de los procesos y productos.

Procedimientos en la organización.

¿Cómo se hacen ciertas gestiones?.

• Acceso al portal de empleado. Debería ser una de las primeras acciones, además de explicar someramente las funcionalidades principales
• Solicitudes de acceso a herramientas y aplicaciones. Listado de programas y contraseñas de acceso.
• Solicitud de permisos: vacaciones, excedencias, ausencias, visitas médicas libranzas, maternidad/paternidad,…
• Solicitud de anticipos y días de pago
• Procedimiento de actuación ante accidentes y enfermedades laborales. No solo cómo actuar, sino dónde debo dirigirme en corporaciones con distintas sedes es imprescindible incluir teléfonos de emergencias y localizaciones de mutuas
• Horarios y descansos, calendario de festivos
• Política de PRL: reconocimientos, solicitud de EPIs, …
• Solicitud de uniformes, equipos y/o materiales para el puesto. Parece baladí, pero en muchas ocasiones pedir un cartucho para la impresora es misión imposible
• Canales de comunicación. Cómo y por qué canales se comunica la organización: newsletters, circulares, tablones…
• Estilo e imagen corporativa: libros de estilo, firmas en el correo…
• Protocolo de actuación ante el acoso (laboral, sexual…) Presentación de quejas, comité de valoración…
• Solicitud de reducciones de jornadas y/o teletrabajo.
• Presentación de quejas y/o sugerencias organizativas. Buzones, correos…

Comportamiento en la organización.

¿Cómo hacemos lo que hacemos?

• Código de conducta. Qué está y qué no está permitido en la organización
• Código de vestimenta. Permitido y no permitido, obligatoriedad de uniformes, establecimiento de casual days…
• Políticas de igualdad y diversidad
• Responsabilidad social corporativa. Programas y acciones llevadas a cabo, colaboración con voluntariado
• Acuerdos de confidencialidad
• Empleo y uso de RR. SS. Protocolo y etiqueta, uso durante la jornada laboral…

Desarrollo en la organización.

¿Cómo va a ser mi trayectoria en la empresa?.

• Política de formación en la empresa
• Planes de carrera
• Evaluaciones establecidas
• Solicitudes de vacantes internas y promoción interna

Beneficios.

¿Qué ventajas tendré por pertenecer a esta empresa?

• Descuento en productos y servicios de la compañía. Especificar y restricciones asociadas, family days…
• Acuerdos con otras empresas en la compra o adquisición de sus productos y/o servicios
• Bonos comida
• Acuerdos con organizaciones y entidades médicas
• Acuerdos con entidades financieras.
• Ayudas para la guardería o cuidado de los hijos
• Coche de empresa y parking
• Planes de conciliación
• Planes de pensión
• Servicios de ocio: gimnasio, sala de juegos,…

Otros datos.

¿Qué otras cuestiones añadir?.

• Directorio de teléfonos y correos de los diferentes de puestos y/o departamentos
• Horarios de oficinas y horarios comerciales
• Enlaces adicionales. Pueden ser a presencia on-line, noticias sobre la compañía…
• Documentación a adjuntar con el manual
• Planos y ubicaciones de las instalaciones

Sobre el formato y el estilo puedes ver este post.

¿Se te ocurre algo más? ¿Quieres que te ayudemos a hacer tu manual de acogida?